はじめに
総務がつまらない、と検索している方へ。
先に書きます。私は、総務が楽しかったです。
「総務 つまらない」で検索すると、出てくるのはこういう記事です。
- 総務あるあるの悩み
- つまらない理由と、抜け出し方
- 総務に向いていない人の特徴
書いているのは、管理部門の転職サービスと、人材会社と、現役の総務の方です。
そして最後は、「向いていない」か「転職」で終わります。
私は専門商社で、物流・営業・仕入・総務・人事の5つの部署を回りました。総務には2年いて、そのあと次の部署に行きました。
総務の中にいた期間と、外から総務を見た期間の、両方があります。
先に結論：確認するのは3つ
① つまらないのは、定型業務に自分で変化をつけていないときです
② 裏方に回ると、見えていなかった段取りが見えます
③ 打ち合わせに入れてもらえないなら、提案して仕組みを変えます
順番に書きます。
つまらないのは、変化がないとき
私にとって、「つまらない」という感情は、「何もしていない」とほぼ同じ意味です。
総務の仕事には、定型業務が多くあります。毎年同じ時期に、同じことが回ってきます。
ここに自分から変化をつけないと、つまらなくなると思います。
私がやっていたのは、改善です。
今年やってみて、うまくいかなかったところを残しておく。そして来年は、こうしようと変える。
たとえば、社内研修の時間割です。
研修の中身は、その場の盛り上がりで変わります。ここは読み切れません。
難しかったのは、研修が終わったあとの、打ち上げの交流会の時間段取りでした。
入場の時間は守れても、退場の時間がビシッと決まらなかったのです。
会場には借りられる時間があります。そこを超えて、迷惑をかけてしまいました。
だから、そこを翌年への反省として残しました。
やり方を少し変える。効率を少しでも上げる。
それだけで、同じ仕事が同じではなくなります。
定型業務は、放っておくと定型のままです。変化は、自分でつけるしかありません。
ただ、ひとつ難しいところがあります。
変化をつけても、それが社外でどう評価されるのかは、社内にいると分かりません。
総務の仕事は、数字で見えにくいからです。自分がやってきた改善に値段がつくのかどうかは、外の人に見てもらわないと分かりません。
管理部門として実績がある方、年収600万円以上の方は
JACリクルートメント私の場合は、経歴を登録したところ、向こうから求人が届く形になりました。
自分の経験が社外でどう読まれるかを知ると、いまの仕事の見え方も変わります。
まだその年収帯ではない方や、まず求人そのものを幅広く眺めたい方は
裏方に回って、見えたもの
総務に行ったとき、正直に言うと、何をするのか分かっているようで分かっていませんでした。
総務の仕事の範囲は、会社によって変わると思います。
私のいた会社で担当していたのは、たとえばこういう仕事です。
- 会社の規則に関わること
- 休暇中の業務対応のアナウンス
- 在庫管理、発注、棚卸
- 車両管理、保険管理、労務管理
- 安全パトロール、週間管理（健康状態や、出発前のアルコールチェックなど）
- 社内研修、行事の準備
どれも、他の部署と話さないと進まない仕事でした。
2年いて、内容を理解して、実際にやってみて、次の部署に行きました。
その2年で、一番大きかったのは、裏側が見えたことです。
たとえば、新年会や研修会です。
裏方に回ってみて、ここまで準備と段取りをしてくれていたんだと知りました。
そして、感謝がこみ上げました。
もうひとつは、いろいろな部署と話せたことです。
総務では、どの部署ともコミュニケーションが必要でした。
楽しかったのは、そこです。
打ち合わせに、入れてもらえない
一方で、困ったこともあります。
部署間の連携や業務の話に、入れてもらえないことが多かったことです。
話が決まったあとで聞かされて、「管理は任せます」と言われる。
最初から打ち合わせに入れてもらえていれば、スムーズに進んだはずのことが、後から入るせいで無駄に工数がかかります。
効率が悪くなるのです。
そこは、入れてほしかったです。
ですが、言っているだけでは変わりません。
私は、会議で提案して、改善しました。
提案は、ストレートです。「参加させてください」。
もちろん、それだけではありません。入らないと無駄や非効率になる内容を書き出して、一緒に出しました。
そして、のちに私が4つの部署を見る立場になったとき、総務を最初から打ち合わせに入れるようにしました。
むしろ、自分の業務の流れに組み込みました。
後から「管理は任せます」と言われる側の工数を、知っていたからです。
総務がつまらないと感じる理由の中には、こういう構造の問題も含まれていると思います。
後から任されるだけでは、自分で変化をつける余地が、最初から削られてしまうからです。
だから、変えるなら、仕組みのほうです。
あなたの状況別の答え
定型業務ばかりで、つまらない方へ。
今年の反省を、ひとつだけ残してください。来年、そこを変えられます。変化は、自分でつけるものです。
総務に異動したばかりで、何をするか分からない方へ。
私も、分かっているようで分かっていませんでした。まず一通りやってみてください。範囲は会社ごとに違います。
行事や研修の段取りで、失敗した方へ。
私も、交流会の退場時間で会場に迷惑をかけました。失敗は、反省として残せば翌年の材料になります。
打ち合わせに入れてもらえない方へ。
後から任されるたびに工数がかかっているなら、それを会議で提案してください。私はそうして改善しました。
提案しても、何も変わらない方へ。
それは、あなたの問題ではなく、場所の問題かもしれません。その経験が社外でどう評価されるかを、一度見てもらってください。
よくあるQ
Q. 総務は、キャリアになりますか。
私は総務のあと人事に移り、最終的には4つの部署を見る立場になりました。そのとき、総務で知った工数の話が役に立ちました。
Q. 総務がつまらないのは、向いていないからですか。
私は、そうは思いません。つまらないのは、変化をつけていないときだと思っています。
Q. 雑用ばかりに感じます。
私が担当していたのは、会社の規則に関わること、在庫と発注と棚卸、車両と保険と労務の管理、安全パトロール、週間管理、研修、行事でした。
新年会や研修会の段取りは、参加する側からは見えません。私も、裏方に回って初めて気づきました。
Q. 他の部署に、総務の大変さを分かってもらえません。
私も、打ち合わせに入れてもらえないことが多くありました。分かってもらうより先に、入れてもらう仕組みを提案しました。
Q. 総務から、別の部署や会社に移れますか。
私は総務から人事に移りました。社外については、自分の経験がどう評価されるかを、一度見てもらうのが早いです。
まとめ：今から出来ること
総務がつまらない、は向き不向きの問題として語られています。
- つまらないのは、定型業務に変化をつけていないとき
- 今年の反省を残して、来年に変える
- 裏方に回ると、見えていなかった段取りが見える
- 後から任されるだけなら、打ち合わせに入る仕組みを提案する
- 変化をつけた経験が社外でどう評価されるかは、外に見てもらう
今日できることは、ひとつです。
自分の総務の経験を、社外の人に一度見てもらってください。
JACリクルートメント社内では値段がつきにくい仕事ほど、外から見てもらう意味があります。
年収600万円未満の方や、まず幅広く求人を見たい方は、リクナビNEXT からどうぞ。
注意（必ず読んでください）
ここまで書いたことは、すべて私一人の事例です。
総務の仕事の範囲は、会社によって違います。私が楽しかったのは、私のいた会社の総務での話です。
また、提案して改善できたのも、私のいた会社でそれが通ったからです。通らない会社もあると思います。
そして、いちばん大事なことを書きます。
いまの仕事を続けるか、変えるかは、最終的にあなたが判断してください。
私の言葉で決めて、うまくいかなかったとき、あなたの人生の責任を私は取れません。
自分の人生の大きな決断の主語は、いつでも自分です。
さいごに
総務がつまらないと感じることは、あると思います。
同じ時期に、同じことが回ってくる仕事です。
ですが、そこに変化をつけられるのも、総務です。
今年の反省を来年に生かす。後から任される仕組みを変える。
私にとって、総務の2年は、会社の裏側が見えた2年でした。
ここが、あなたの人生で運を掴みにいく、最初のきっかけになれば幸いです。
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